Hôtels : pourquoi la facturation électronique se joue d’abord sur le terrain ?
Actualité : hôtellerie
De la collecte de données aux contraintes techniques, la réforme de la facturation électronique recompose toute la chaîne de facturation dans l’hôtellerie. Pour les établissements, l’enjeu est d’adapter rapidement les méthodes de travail afin de concilier conformité, maîtrise de la trésorerie et fluidité du parcours client. Christophe Sauthon et Nady Bendaoud, associés au sein de Nexia S&A, analysent les enjeux opérationnels du secteur.
Annoncée dès 2019, la réforme de la facturation électronique s’apprête à passer du texte à la réalité. Si elle concerne l’ensemble des secteurs d’activité et toutes les tailles d’entreprise, l’hôtellerie se distingue par une équation particulièrement complexe : un nombre de factures élevé, une coexistence permanente de flux BtoC et BtoB, et des opérations menées en temps réel, au rythme des arrivées, des départs et des ajustements de séjour.
Un calendrier progressif, des obligations immédiates
Au total, la France compte 16 610 hôtels et plus de 600 000 chambres. Un ensemble très contrasté, où la capacité moyenne va d’environ vingt chambres dans les hôtels non classés à près de soixante dans les établissements cinq étoiles. À partir du 1er septembre 2026, ils devront tous être en mesure de recevoir des factures électroniques. Une première échéance structurante : même lorsque l’obligation d’émission interviendra plus tard, la capacité de réception devra déjà être opérationnelle.
Le déploiement se fera ensuite de manière progressive selon la taille des entreprises. Les grandes entreprises et ETI entreront dans l’obligation d’émission dès 2026, tandis que les PME, TPE et microentreprises suivront en 2027. En pratique, le secteur doit donc se préparer dès maintenant à adapter ses circuits de facturation, ses outils et ses procédures internes. « Pour les hôtels orientés tourisme, il y aura peu de changements. C’est surtout le segment du voyage d’affaires qui est concerné, avec un changement des pratiques dans les hôtels mais aussi dans les entreprises, qui vont gérer différemment la facturation des déplacements professionnels », détaille Nady Bendaoud, associé de Nexia S&A spécialiste du secteur de l’hôtellerie.
PMS, comptabilité, plateforme : de la nécessité de bien articuler les systèmes
Le principal enjeu est aujourd’hui technique, et tient à la mise en œuvre concrète dans les établissements. « Chez certains clients, en particulier les hôteliers indépendants, cette réforme est vue comme une réelle contrainte, souligne Nady Bendaoud. Leur principale préoccupation est de répondre à des obligations fiscales et de conserver un niveau de trésorerie suffisant : la réforme est vue comme un outil de contrôle de l’administration plus que de simplification. » Pour les hôtels, la difficulté porte surtout sur l’articulation entre exigences réglementaires, outils existants et organisation opérationnelle.
La particularité de l’hôtellerie tient au grand nombre de factures à gérer : la nuitée, bien sûr, mais aussi les prestations de services, notamment la restauration. Un même client peut générer plusieurs factures, en passant telle dépense comme professionnelle, telle autre comme personnelle. « Si les PMS, qui sont les outils de caisse des hôtels, ne communiquent pas bien administrativement avec la plateforme agréée choisie, le reporting va s’en trouver compliqué, et il va falloir compléter manuellement certaines informations », explique Christophe Sauthon, associé chez Nexia S&A en charge de l’offre de conseil en transformation.
Former les équipes et fiabiliser la collecte des données
Il y a un véritable enjeu de gestion du changement pour les hôtels, qui vont devoir facturer leurs clients BtoB via une plateforme agréée, et donc collecter des informations complémentaires comme le numéro de Siren de l’entreprise. Pour que la réforme soit bien appliquée, il faut donc former les équipes au niveau opérationnel, pour gérer le flux de factures et la quantité d’informations à demander aux clients professionnels. Une évolution qui déplace une partie de la contrainte vers l’accueil. « La personne qui est à la réception va probablement devoir gérer la collecte des données. Mais attention : si un client pressé passe la prestation en facture BtoC, il pourrait se faire rattraper par son entreprise, elle aussi soumise à des obligations, et demander à l’hôtel de changer a posteriori le traitement du paiement », prévient Nady Bendaoud.
Le sujet est particulièrement sensible pour les notes de frais. À partir du 1er septembre 2026, dès que la dépense dépassera les 150 euros HT, la facture devra être établie au nom de l’entreprise et intégrer le circuit de facturation électronique. En dessous de ce seuil, les modalités applicables restent plus souples. Pour les hôtels, cela renforce l’intérêt d’une collecte plus en amont des informations de facturation, afin de limiter les reprises au moment du départ. « Les hôtels vont devoir travailler beaucoup plus en amont de la facturation pour mettre en place de nouveaux process de récupération des informations, l’idéal étant qu’il n’y ait que le paiement à gérer au moment de la facturation », souligne Christophe Sauthon.
Encore faut-il que cette collecte anticipée ne se fasse pas au détriment de l’expérience client. Car l’équation est délicate : d’un côté, les établissements ont besoin d’informations plus complètes et plus tôt dans le parcours ; de l’autre, les voyageurs d’affaires, souvent pressés, n’ont pas envie de se soumettre à un interrogatoire au moment de la réservation ou de l’arrivée. Et au moment du départ, quand plusieurs clients attendent simultanément, la nécessité de collecter des données précises pour la facturation peut créer un engorgement à la réception. « Il faut travailler sur le parcours client pour que la collecte d’informations soit fluide, plutôt que de multiplier les questions au mauvais moment », résume Christophe Sauthon. Un défi de conception autant que d’organisation, qui suppose de repenser les étapes du séjour comme autant de points de contact possibles avec la donnée de facturation.
Un enjeu de conformité…et de business
À l’approche des échéances de 2026 et 2027, la facturation électronique agit ainsi comme un test de maturité des organisations hôtelières. Le défi n’est pas uniquement de produire une facture conforme, mais d’industrialiser toute la chaîne, de la collecte des informations client au reporting. « Les hôteliers sont bien conscients des enjeux de mise en conformité, non seulement pour répondre aux exigences de leurs clients entreprises, mais aussi à celles de l’administration », explique Nady Bendaoud. Les obligations s’accompagnent d’un risque financier réel en cas de non-respect, avec des amendes pouvant aller jusqu’à plusieurs centaines de milliers d’euros.
Cette transformation s’inscrit aussi dans une tendance de fond qui dépasse le cadre français. La réforme suit un mouvement international de numérisation des échanges de facturation, avec un dispositif italien déjà opérationnel depuis 2019, et une dynamique plus large à l’échelle européenne. Le précédent italien apporte un repère utile : la facturation électronique s’est construite par étapes plutôt que par bascule immédiate. Ainsi, les premières difficultés portent moins sur le principe de la réforme que sur sa mise en œuvre concrète, en particulier pour les structures les moins outillées. Pour la France, l’enjeu est donc d’anticiper les adaptations de processus et l’accompagnement des équipes. Pour les hôtels français, l’enjeu est donc d’anticiper ces ajustements dès maintenant. « Un établissement qui ne sera pas en capacité de facturer électroniquement risque tout simplement de perdre sa clientèle d’affaires », conclut Christophe Sauthon.